「外資系コンサルのスライド作成術 図解表現23のテクニック」 山口周(著)

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プレゼンで相手に伝えたいことを受け止めさせるにはどうすべきか。効果的なプレゼンを行うための方法論です。

おすすめ

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対象読者層

プレゼンの技術を高めたい人。

 

要約

価値観や立場の異なる人たちと協働し成果をあげるためには、意図や考察を伝達する能力が必要となる。そのためわかりやすいスライドを作成する技術が求められる。スライド作成の技術は、訓練によって高められる。

 

基本

スライドの役割は、ビジネスにおけるコミュニケーションをより早く(時間)、より正確に(効果)、より少ない労力(コスト)で成立させることである。

スライドに必要な構成要素
①メッセージ(最も言いたいこと)
②グラフ、チャート・表などのタイトル
③グラフ、チャート・表
④脚注
⑤出所(情報の信頼性を担保する)
⑥ページ番号
全てのページで、レイアウトのルールは同じにすること。
文字の大きさは12ポイント以上、メッセージは2行以内で。

スライドの作成手順
①ページ番号をつける。
②スライドで伝えたいことを明確にするため、メッセージから書く。同時に出所をつける。
③グラフなどのタイトルをつける。(つけないとグラフやチャートが理解できなくなる。)
④グラフやチャートをつくる。脚注をつける。

良いメッセージがスライドには重要である。良いメッセージは、短く、明快な主張があり、1スライドに1つである。
まず伝えたいメッセージをつくり、メッセージが集まったら受け手が興味を持ってくれるように、わかりやすいストーリーにまとめる。

 

グラフ

数値を視覚化するのがグラフである。データには、実数値、構成比、指数値がある。グラフのフォーマットは、自然な感覚になじむ一目でわかるものを選ぶ。
実数値は棒グラフか折れ線グラフ、構成比は円グラフか棒グラフ、指数値は折れ線グラフか棒グラフだとわかりやすい。実数値と構成比の組み合わせでは面積図、2つの実数値では散布図なども可。円グラフは視覚的に、正確にデータを読み取れないことに注意。

・量の違いを視覚上のボリュームに反映させて、メッセージを際立たせる。2つのグラフを合成して、意味合いを明確にする。

・合成したグラフの解説。
折れ線と並列、棒と積み上げ、棒と並列、折れ線と積み上げ、折れ線と並列、棒と折れ線、散布図。

・グラフの訴求ポイントを明確にするため、線を濃くしたりシェードをかけてフォーカスする。フォーカスは本当に伝えたい一点に絞り込んで、他の項目はなくす。

・数字の動きを視覚化できれば、わかりやすくなる。わかりやすくするため、地図を利用したり、滝グラフを用いるのもよい。

・グラフ間の関係性(データの関係性)が一目でわかれば、理解されやすい。

・洗練されたグラフをつくるための訓練には、次のような方法がある。
自然科学や社会科学の論文(ネイチャーやサイエンスなど)のグラフを真似する。周囲のスライドの達人が作成した資料を模写する。真似して自分の手を動かすこと。

 

チャート

数値化できない概念や構造を、チャートとして視覚化する。
縦軸と横軸に、適切なロジック(秩序)を設定する。縦横軸に秩序をもたせて情報を整理すると、気付きが生まれる。メッセージの主語と軸を合わせること。

自然な感覚に合うように、構造を決める。(左が過去で右が未来、組織の上層部が上で現場が下、など。)
情報整理の5つの方法。
①カテゴリーによる分類
②時間による分類
③場所による分類
④五十音による分類
⑤連続量による分類

・スライドに同じ言葉が何度も出てくるときは、改善の余地がある。

・矢印は、起点と着点を明確にする。

・認知への視覚の効果を考える。
近くにあるものは同じグループとして認識する。(近接の要因)
囲われた領域は同じグループとして認識する。(閉合の要因)
スライド上では、視線は左上から右下へ移動する。

・チャート作成では、はじめに紙でデッサンして、それからパワーポイントに。紙にアイデアを書かないと、自由な発想が生まれない(パワーポイントが先だと、発想が制限される)。

 

スライドのブラッシュアップ

情報量を詰め込み過ぎずにシンプルに。必要な情報を入れノイズは省く。

・情報とは差異であり、スライドの場合、差異は紙の白とインクの黒で形成される。インク量を、必要・不必要の軸と、効率・非効率の軸で調節する。

・相手が何を知っていて何を考えているか、考慮してメッセージをつくる。

・ほかに練習問題と解説。

 

書評

本書では、ビジネスのコミュニケーションにおいて、早く正確に労力をかけず目的を達成することをめざしています。そこで大いに役立つのがスライドの技術です。

本書にはスライドの実例が多く出ているので、大変わかりやすく読み進めることができます。スライドを改善するポイントがよくまとまっています。スライドを改善する急所は、結局は相手に効果的に伝達する方法論なので、とても勉強になります。

実生活では(主に仕事でですが)、何が言いたいのかわからない発言やメール、資料によく遭遇します。意図を読み解こうとするために使われる時間や労力は、本当に無駄と感じます。仕事ができる人は、一瞬でわかる指示や意見や資料を出してくるので、とても楽です。本書の内容を自分のものにできれば、役立つ場面があるものと思われます。
(書評2014/05/27)

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